Hvad er udfordringen?Sundhedsvæsenet i Region Hovedstaden mister 30% af de nye medarbejdere som lige er startet hvert år. Det vil sige, at knap hver tredje nyansatteforlader jobbet indenfor de første 12 måneder. Det skaber ekstra travlhed hos de kolleger som er tilbage, og koster rigtig mange penge til rekruttering og træning.

Hvad gør man så?Region Hovedstaden har sat fokus på en god jobstart. Det skal være nemmere og bedre at starte i et nyt job ligemeget om det er som sygeplejerske, læge, eller administrativ medarbejder. Til at kortlægge hvad en god onboarding skal indeholde har Center for HR og Udvikling arbejdet sammen med onboardingspecialisterne fra den danske HR virksomhed Leapeo. Målet var at finde frem til de konkrete elementer, som betyder mest for at nye medarbejdere kommer godt fra start, kan bidrage hurtigere, og bliver i jobbet.

Hvad viste analysen?Resultatet var iøjnefaldende. Hvor regionens onboarding hidtil har fokuseret på faglighed og praktiske færdigheder viste undersøgelsen, at nyemedarbejdere har brug for mere fokus på samarbejde, kultur, netværk og de socialerelationer i deres onboarding.

Region Hovedstaden har taget et kæmpe skridt mod at kunne forbedre fastholdelsen af nye medarbejdere ved at få data på hvad som betyder mest. Nu er det ikke mavefornemmelsen som bestemmer hvad en ny sygeplejersker eller læge skal igennem den første uge og måned, men et struktureret program ud fra hvad der betyder mest for at få en god jobstart.

Enhedschef i Center for Ledelse og Organisation i Region Hovedstaden, Anne-Mette Bang Termansen, siger: Det var en aha-oplevelse, for det gik op for os, at vores onboarding af nye medarbejdere skulle have mere fokus på de bløde elementer. Sundhedsvæsenet er styret af faglig systematik og vejledninger. Vi har mere end 40.000 skriftlige vejledninger om alt fra det sundhedsfaglige til MUS-koncepter. Vi har lært, at vi har et stort forbedringspotentiale på kultur og netværk.Vi scorer højt på samarbejde, hvilket vi er super glade for. Det viser, at vi arbejder godt sammen i de lokale teams. Men samtidig kan vi se, at det tager rigtig lang tid for vores nye medarbejdere at blive en del af både faglige og socialt netværk. Og det hæmmer deres følelse af at få en god jobstart.

Onboarding analysen

I alt 2871 ansatte har svaret på et online spørgeskema omkring deres onboarding. Analysen er lavet på tværs af hospitaler, centre og virksomheder i Region Hovedstaden og indeholder resultater for de specifikke roller som sygeplejersker, læger, jordemødre, SOSU-Assistenter, og administrative medarbejdere.

Hvert hospital, center, og virksomhed har fået sin egen rapport og analysen hvilket gør resultaterne operationelle og handlingsorienteret:

Konceptet har en faglig dybde, som gør, at man kan arbejde med de data, man får frem.  Det er en handlingsorienteret proces, og alle er i gang med initiativer for at styrke rekrutteringen og fastholdelsen på baggrund af analysen - enten på hele arbejdspladsen eller i lokale afdelinger.” siger Anne-Mette Bang Termansen.

CEO i Leapeo, Kasper Ulf Nielsen, siger: Generelt har onboardingprogrammer i dag fokus på de mere formelle strukturer: IT-systemer, regler, strategi og organisationsstruktur. Men det er slet ikke dér, medarbejderne oplever, at det er svært. Det er i stedet på de mere emotionelle og personlige områder, som kan være svære at tage hånd om, og derfor ofte bliver skubbet i baggrunden. Datadrevet onboarding nedbringer den tid det tager, før en ny medarbejder er i stand til at yde 100 procent på arbejdspladsen. På mange arbejdspladser er “time-to-perform” helt op til 12 måneder. Ved at arbejdet struktureret med onboarding kan man nedbringe den tid med min 10%. For Region Hovedstaden vil det betyde, at den nye medarbejder kan yde 100 procent efter 11 måneder. Vi har dermed ”tjent” 1 måneds produktivitet per medarbejder. Med 10,000 ansættelser om året svarer det til 10,000 måneders arbejde hvilket svarer til 1,000 fuldtidsmedarbejdere. Dem er der behov for i vores sundhedssystem, så derfor er arbejdet med at forbedre onboardingen super relevant og givtigt”